Arkivarie/Registrator

Vill du vara med och utveckla modern informationshantering? Då ser vi fram emot din ansökan till tjänsten som arkivarie/registrator hos oss redan idag!

  • Sista ansökningsdag

    4 juni 2019

  • Anställningsform

    Allmän visstidsanställning - Vikariat önskvärt från och med 2019-06-14 till och med 2019-12-31 med möjlighet till förlängning.

  • Tillträde

    Snarast, önskvärt från 2019-06-14

  • Lönesättning

    Individuell lönesättning

  • Ansök

    Välkommen med din ansökan bestående av CV samt beskrivning av dina kompetenser.

    Tänk på att din ansökan blir allmän handling. Det innebär att vem som helst har rätt att begära att få ta del av innehållet.

    Sista ansökningsdag har passerat.

Arbetsuppgifter

Som arkivarie/registrator vid Myndigheten för arbetsmiljökunskap tillhör du enheten för verksamhetsstöd. I rollen arkivarie/registrator arbetar du som ett verksamhetsnära stöd för myndighetens ärende och dokumenthantering.

Du ansvarar för kvalitetskontroll av register och avslut av diarieförda handlingar. Arbetet inkluderar dagliga registratorsuppgifter så som diarieföring, bedömning gällande klassificering, registrering av allmänna handlingar i diariesystemet, postöppning och hantering av e-post samt hantering av inkommande handlingar och arkivläggning.

I dina arbetsuppgifter ingår ansvar för arkivfrågor och du arbetar med uppgifter som t.ex. tillsyn av arkivvården, gallringsutredningar, förteckningsarbete, utredningsuppdrag och andra administrativa uppgifter inom området.

Du är systemförvaltare för myndighetens stödsystem för dokument- och ärendehantering Public 360 samt för processverktyget VisAlfa. Rollen som systemförvaltare omfattar uppgifter såsom datahantering och registerhållning. Du är stöd till myndighetens ledning och driver arbetet ”en helt digital förvaltning”.

I din roll ingår att arbeta aktivt med myndighetens informationssäkerhet, att säkerställa kvaliteteten i informationshanteringen samt att ärendehanteringen är enhetlig, effektiv och rättssäker.

Du är myndighetens dataskyddsamordnare och svarar för att samordna myndighetens arbete för att uppfylla de krav som GDPR innebär för verksamheten. Du har i din roll som dataskydd-samordnare kontakt med dataskyddsombudet (externt).

Service och bemötande är en viktig del av arbetet som arkivarie/registrator då det ingår i arbetsuppgifterna att ge råd och stöd till medarbetare i frågor som rör dokumenthantering samt vara behjälplig vid förfrågningar om att ta del av allmänna handlingar.

Du förväntas arbeta självständigt men även i nära samarbete med medarbetare på myndigheten för att utveckla myndighetens dokumenthantering bland annat genom att arbeta fram rutiner och stöddokument.

Kvalifikationer

Vi söker dig med examen på lägst kandidatnivå med lämplig ämneskombination där arkiv-/informationsvetenskap ingår. Det är av stor vikt att du har god kunskap om lagstiftning och förordningar som reglerar hantering av allmänna handlingar och om lagstiftning kring offentlighet och sekretess. Du har goda kunskaper i Officepaketet och uttrycker dig väl i såväl tal som skrift på svenska och engelska.

Vi ser gärna att du har några års erfarenhet från liknande arbetsuppgifter som beskrivs ovan.

Det är meriterande för tjänsten om du har erfarenhet av digitalisering, ärendehanteringssystem och arbete med arkivarieuppgifter inom offentlig sektor och vet vad som krävs för att bygga upp ärende och arkivhanteringen för en effektiv myndighetsförvaltning som följer gällande lagkrav och regelverk.

Det är meriterande om du tidigare har arbetat i olika roller och funktioner i dokument- och ärendehanteringssystemet Public 360 samt processverktyget VisAlfa.

Vi värdesätter en bred bakgrund erfarenhetsmässigt för att vidga myndighetens perspektiv och öka gruppens gemensamma kompetens. Här avses såväl personliga erfarenheter och kunskaper som arbetslivserfarenhet.

Som person är du ansvarsfull och analytisk. Du är en lösningsorienterad person som även i pressade situationer kan arbeta noggrant och strukturerat utan att tappa helhetsperspektivet. Du har lätt för att utveckla ett gott samarbete med andra men har även förmåga att arbeta självständigt.

Ansökan

Välkommen med din ansökan bestående av CV samt beskrivning av dina kompetenser kopplade mot de kompetenser vi efterfrågar. Sista dag för ansökan är 4 juni 2019. Intervjuer kommer att ske löpande under ansökningstiden.

Ansökan skickas till jobb@mynak.se, märkt med diarienummer 2019/00116

Din ansökan bör inte innehålla direkta personuppgifter utöver namn och kontaktväg.

Kontakt:
Gunilla Alsén, chef för verksamhetsstöd, 026-14 84 04
Malin Åkerlund, facklig företrädare Saco, 026-14 84 06

Om Myndigheten

Myndigheten för arbetsmiljökunskap startade den 1 juni 2018 och är lokaliserad i Gävle. Myndighetens uppdrag är att fungera som ett nationellt kunskapscentrum för arbetsmiljö med uppgift att på en nationell nivå sammanställa och tillgängliggöra kunskap om arbetsmiljö så att den är lätt att ta till sig och blir ett stöd för det praktiska arbetsmiljöarbetet på arbetsplatserna. Myndigheten ska också utvärdera genomförande och effekter av arbetsmarknadspolitiken samt följa och främja kunskapsuppbyggnad om arbetsmiljöfrågor i Europeiska unionen och internationellt, samt arbeta med frågor kopplade till företagshälsovård.

Myndigheten för arbetsmiljökunskap strävar efter att erbjuda en attraktiv arbetsplats som är fri från diskriminering och ger lika möjligheter för alla. Vi har gjort vårt val beträffande rekryteringssätt och kanaler så väl annons- och medieval och vill därför inte bli kontaktade av företag som säljer/förmedlar dessa tjänster.